Centralitas telefónicas ¿cómo elegir?

Cuando una empresa crece puede encontrase con el problema de tener que gestionar un mayor número de llamadas telefónicas de una forma más profesional, es entonces cuando se plantea adquirir una centralita telefónica, pero muchos se preguntan «¿qué centralita elijo?»

También encontramos otros casos, como las empresas que ya disponen de una gran infraestructura de telecomunicaciones, pero necesitan actualizar o reemplazar su sistema. En este caso, antes de un reemplazo, deberá averiguar qué tipo de equipo tiene.

Pero antes de entrar en cuestiones más complejas, comenzamos con lo básico:

¿Qué es una centralita telefónica?

Una centralita telefónica o centralita PBX es un dispositivo que permite centralizar todas las conexiones telefónicas internas. Esto se hace con el objetivo de reducir las conexiones entre los distintos dispositivos telefónicos, reduciendo de esta manera los costes de instalación de la red.

¿Qué tipo de centralitas existen?

La forma más práctica de clasificar las centralitas se basa en el tipo de línea en el que trabajan:

• Analógica:
  Este tipo de PBX también son conocidas como PSTN (Public Switched Telephone Network) o RTG (Red Telefónica General). No sólo están diseñadas para la transferencia de voz, sino también para la transferencia de datos, como por ejemplo un Fax. Permite gestionar las llamadas normales, es decir: si hay 5 líneas telefónicas puede efectuar hasta 5 llamadas. La ventaja es que es capaz de conecta hasta 5 líneas con cualquier extensión y permite realizar transferencias, etc.
  

• Digital:
  Este tipo de PBX, también conocidas como RDSI (Red Digital de Servicios Integrados), están diseñadas para facilitar las conexiones entre las redes digitales y proporcionar una serie de servicios de voz adicionales. La principal ventaja de una línea RDSI es que un solo número puede realizar hasta 2 llamadas simultáneas. Los servicios adicionales son, por ejemplo, identificación de llamadas, llamada en espera, datos de vídeo…

• Centralita IP:
  Implementa las llamadas VoIP (Voice over Internet Protocol), que utilizan la red de datos para transmitir la voz en formato digital a través de Internet.

• Centralita multi-línea:
  Se conecta a redes telefónicas de diferentes tecnologías (analógicas, RDSI o VoIP). Es tan importante el hardware para la instalación de la centralita, como el software que gestiona la infraestructura. Tenga en cuenta que para utilizar PBX RDSI y VoIP tiene que pedir a su proveedor de servicios que active esas líneas de forma específica. Si conectamos una línea analógica normal no vamos a obtener ningún resultado.

Para encontrar la centralita que más se ajuste a su actividad y sus necesidades, es importante responder algunas preguntas:

1. ¿Cuántas personas necesitan un teléfono?
   
   Esta información es muy importante para determinar el número de teléfonos que van a conectarse a su centralita. Recuerde que debe hacer una estimación a largo plazo, con el fin de dotar su negocio de una estructura que se adapte al progreso o crecimiento de su empresa.

2. ¿Cuántas llamadas simultáneas necesito?
   
   Cuando decimos “llamadas simultáneas” nos referimos al número de llamadas que vamos a administrar a la vez. Hay que tener en cuenta tanto las llamadas salientes como las llamadas entrantes.
   En general, se calcula que el número de llamadas necesarias es en torno al 30% del número de llamadas totales se producen de forma simultánea (depende también del sector de la empresa).
   Por ejemplo, de forma aproximada, si en su oficina hay 6 trabajadores, necesitarán 3 llamadas simultáneas, si son 15 necesitará 5 llamadas simultáneas…
   – En un departamento comercial puede llegar a ser superior al 50/60%.
   – En una empresa de telemarketing puede ser alrededor del 70/80%.Otra solución: sistema Hosted PBX
   Como su nombre indica, un hosted PBX, es una centralita alojada en la nube y se trata de una de las últimas tendencias en telecomunicaciones empresariales. El sistema telefónico está alojado en la nube y es operado por su proveedor de servicios de VoIP. No importa de cuantos teléfonos partimos, ya que se pueden ir añadiéndolos en el momento que quiera, o si desea sustituir los teléfonos por otros más grandes o con más funciones, o redistribuir las localizaciones a nivel interno, también podrá hacerlo cuando quiera. Además facilita el trabajo a distancia y permite conectar la estación remota en pocos minutos.

3. ¿Qué perfil tienen los usuarios y que características deben tener los teléfonos que necesitan?

• Para personas que trabajan en un lugar fijo de la oficina lo mejor es un teléfono de escritorio profesional.
• Para las personas que necesitan desplazarse por la oficina la solución es un teléfono inalámbrico o un pack de teléfono fijo + auricular inalámbrico.
• Para las personas que necesitan moverse tanto por el interior como por el exterior de la oficina, la solución suele ser un teléfono móvil o un Smartphone. Hoy en día se pueden transferir llamadas de un teléfono fijo a un teléfono móvil desde la centralita. La ventaja es la integración de los usuarios móviles y la amplia flexibilidad.

4. ¿Cuántos números de teléfono necesito?
   
   Puede haber varias opciones: 1 número comercial; 1 número para el servicio técnico; 1 para el departamento de Marketing; etc. Gracias a las centralitas podrá gestionar sus propios números de forma rápida y fácil.Otra posibilidad es introducir un sistema DISA (Direct Inward System Access) – operadora automática – que permite distribuir las llamadas en base a las peticiones del usuario, por lo que no necesita tener un número específico para cada servicio, sino que habrá una extensión para cada uno. La prestación DISA debe ser compatible con la PABX.

5. ¿Qué características necesito?

• Funciones para Call Center: marcación automática, música en espera, mensajes, transferencia de llamadas automática, etc.
• Funciones de gestión de llamadas: desvío de llamadas, gestión de números o grupos internos, orientación automática de llamadas a través del servidor de voz interactiva (“pulse 1 para servicio de ventas, pulse 2 para servicio de…”)

¿Qué dispositivo elijo?

¿Dispone de línea analógica y/o de ADSL? Una mini-centralita analógica permite recibir de 1 a 3 líneas analógicas.

¿Dispone de líneas IP y analógicas? Las mini-centralitas mixtas IP + analógicas se conectan a su línea analógica y al router, modem o switch (es necesario contratar una o más cuentas VoIP con un proveedor de servicios telefónicos).

¿Dispone de una sola línea IP? Las mini-centralitas Full IP son compatibles con todas las instalaciones SIP/IP (es necesario contratar una o más cuentas VoIP con un proveedor de servicios telefónicos).

PBX – IPBX

Puede elegir entre una centralita telefónica instalada en su oficina (Hardware físico) o un standard telefónico alojado PBX (basado en un servidor externo).

La elección de la centralita telefónica correcta aportará una amplitud de ventajas únicas y es por eso siempre recomendamos ponerse en las “manos de expertos”. Nuestra larga experiencia en centralitas está a su disposición para ayudarle con cualquier duda y guiarle  hacia la solución más rentable para su tipo de negocio y la estructura en la que opera.

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