Las reuniones a distancia por videoconferencia se han convertido en parte de nuestra vida laboral diaria, tanto desde casa como en la oficina. En este contexto, es esencial para el éxito de la comunicación virtual que los empleados experimenten la misma sensación en una videoconferencia que en una reunión presencial. La calidad de una videoconferencia depende de una serie de pequeños detalles que, en conjunto, suponen el 50% de su éxito final. Aquí tenemos 10 consejos para que tus videoconferencias de negocios sean de calidad:
1. Invertir en equipos profesionales para realizar videoconferencias de calidad
Tanto si estás en la oficina como en casa, el uso de equipos de conferencia profesionales puede suponer una gran diferencia. Tanto si se trata de sistemas de vídeo como de módulos de audio, estos dispositivos incorporan componentes tecnológicos superiores, basados en la inteligencia, que te permiten realizar automáticamente ajustes audiovisuales respecto a tu entorno y, por tanto, presentarte ante los demás participantes de la mejor manera posible.
2. Ponte en el punto de mira
Como el 93% de la comunicación es no verbal, la imagen visual que proyectas puede ser decisiva en los primeros minutos de una reunión. Para dar buena imagen, colócate una fuente de luz en frente de ti, de esta forma transmitirás una imagen positiva y profesional a través de una iluminación óptima, esto te proporcionará una apariencia más limpia y un tono de piel radiante que da un efecto de «brillo saludable».
3. Elige un fondo claro
Para tener las máximas posibilidades de éxito durante tu videoconferencia, es esencial que prestes atención a los detalles de tu entorno. Aunque la elección del fondo puede parecer insignificante a primera vista, en realidad, es fundamental para proyectar una imagen profesional. Un fondo desordenado puede distraer al público y transmitir una imagen negativa. Para que tengas videoconferencias de calidad, sobre todo cuando se hacen desde casa, es aconsejable instalarse en un entorno neutro, frente a una pared blanca por ejemplo, o añadir un fondo profesional sobrio a través de tu softphone.
4. Comprobar el contraste y el brillo
Aunque en la mayoría de los casos los equipos de vídeo profesionales ajustan automáticamente los niveles de
contraste y brillo, te recomendamos elegir un entorno con una iluminación natural óptima. Si te instalas en un espacio con demasiada luz, tu webcam se verá obligada a reducir la intensidad de la imagen de forma significativa, lo que provocará un desequilibrio entre las luces y te reducirá a una silueta en la mayoría de los casos.
5. Opta por utilizar ropa sencilla
Durante una videoconferencia, la atención debe centrarse en ti, debe ser en lo que dices y no en lo que llevas. En una reunión virtual, te recomendamos que uses ropa lisa y sencilla, ya que los estampados y otros motivos pueden distorsionar la imagen, haciendo que los demás interlocutores se centren más en lo que llevas puesto que en lo que estás diciendo. Hay que tener cuidado con el uso de ropa de color blanco y negro intenso, ya que puede interferir con los niveles de contraste y brillo establecidos automáticamente por la webcam.
6. Ajusta el ángulo de tu webcam
El contacto visual es esencial en las conversaciones cara a cara, pero es aún más importante en las reuniones a distancia. Mantener una conexión con tus interlocutores virtuales añade el factor «cara a cara» a tus conversaciones a distancia, ya que la atención y la persuasión de los colaboradores se basa, en gran medida, en la comunicación no verbal o visual. Cuando realices una videoconferencia, colócate el sistema de vídeo que tengas a la altura de los ojos, ya que esta alineación te permite mantener un contacto visual natural y profesional.
7. Prepara tu equipo de audio
Durante una videoconferencia, la transmisión del sonido es tan importante como la de imagen. En la oficina o en casa, es importante elegir un sistema de sonido dedicado a la comunicación a distancia. Para asegurarse de que la calidad del audio está a la altura de la de tu imagen, comprueba antes de la reunión que el volumen está adaptado al entorno, que el micrófono está bien ajustado y que los módulos de cancelación de ruido están, en su caso, correctamente activados en el tipo de producto utilizado (auriculares o altavoz).
8. Comprueba tu conexión a internet
Como la videoconferencia consume una gran cantidad de ancho de banda, para que sea eficaz, debes contar con una conexión a Internet estable y fiable. Comprobar la velocidad de Internet disponible antes de una reunión virtual no sólo te permitirá disfrutar de una recepción visual y de audio más fluida, sino que también limitará considerablemente los retrasos, las latencias y las imágenes congeladas que podrían degradar la calidad de sus llamadas.
9. Cierra las aplicaciones que no estés usando
Optimiza la calidad de tu conexión a Internet cerrando todas las aplicaciones que no estés utilizando, ya que consumen datos de Internet de forma activa o en segundo plano en el ordenador que estás utilizando. Haciendo esto, es más probable llevar a cabo videoconferencias de calidad, ya que puedes utilizar el ancho de banda disponible exclusivamente para la videoconferencia, de lo contrario, si estos programas se dejan abiertos, pueden comprometer tu privacidad y consumir los recursos audiovisuales necesarios para una transmisión clara y óptima.
10. Prueba tus equipos antes de empezar
Anticípate a los problemas de micrófono y encuadre realizando una llamada de prueba con uno de tus compañeros antes de la videoconferencia. Hacer esta prueba es esencial para garantizar el buen funcionamiento de tus equipos, pero sobre todo te permite realizar los últimos ajustes de tu equipo audiovisual: comprobar el encuadre del vídeo, enfocar el fondo, ajustar la iluminación o probar la calidad de transmisión de los altavoces y el micrófono.
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